1 – Ajouter une fiche dans un annuaire
Cliquer sur « ITEMS », puis cliquer sur « Annuaires » dans le menu.
Cliquer ensuite sur l’annuaire dans lequel vous souhaitez ajouter la fiche depuis la « Liste des annuaires »
Cliquer sur le bouton turquoise à droite de « Fiches disponibles », puis sélectionner « Ajouter une fiche » depuis la liste déroulante.
Renseigner un nom, une référence et éventuellement des mots-clefs. Les mots-clefs permettent aux agents de chercher rapidement un contact.
Lorsque la fiche est créée, faire un glissé/déposé pour la ranger dans l’annuaire à gauche.
A noter, une fiche créée sera toujours présente dans la partie « Fiches disponibles ». Cela permet de placer la fiche à plusieurs endroits dans l’annuaire.
Une fois déplacée vers l’annuaire, le nombre de relations disponibles indiqué se réduit. Placer cette même fiche dans une sous-catégorie réduit également ce nombre car il ne représente pas le nombre d’éléments créés mais le nombre de fois qu’ils sont placés dans l’annuaire.
Cliquer sur la fiche ou le bouton bleu à sa droite pour renseigner les informations liées.
Cliquer sur les onglets « Entreprise », « Téléphones », ou « Coordonnées » pour accéder aux informations sur son rôle dans l’entreprise, ses informations téléphoniques ou ses adresses.
2 – Modifier ou supprimer une fiche
Trois actions sont disponibles pour une fiche existante, situées à sa droite :
- voir plus pour éditer la fiche – cliquer sur le bouton bleu
- modifier le nom – cliquer sur le bouton violet
- supprimer – cliquer sur le bouton rouge.
Ces actions peuvent être effectuées sur les fiches rangées dans l’annuaire et sur les fiches dans la partie « Fiches disponibles ».
Lorsque vous modifiez ou supprimez une fiche qui est placée à différents endroits, les changements sont également valables.
A noter, supprimer une fiche depuis la partie droite « Fiches disponibles », supprime la fiche de tout l’annuaire.
Afin de supprimer une fiche d’un seul placement, effectuer l’action de suppression depuis le placement en question.
La fiche peut également être modifiée depuis sa vue détaillée en utilisant le bouton violet « Mode édition », situé à gauche, en dessous du nom de la fiche.