Pour accéder aux Pools de tâches, cliquer sur l’icône représentant une tâche dans le menu vertical situé à droite dans le bandeau ouvert.
Dans la partie Tâches, plusieurs onglets peuvent apparaître en fonction de vos droits :
- « Mes tâches », affiche la liste de toutes les tâches en attente qui vous sont personnellement destinées, tâches provenant de files ou tâches privées ;
- « Pools de tâches », affiche la liste de toutes les tâches en attente dans les files auxquelles vous avez accès ;
- « Historique », affiche l’historique de traitement des tâches.
1 – Mes tâches
Une tâche dans « Mes tâches » n’est pas considérée comme appartenant à une file d’attente. La tâche ne peut être traitée que par vous.
Vous pouvez prendre une tâche dans cette liste en cliquant sur le bouton bleu à droite de celle-ci.
2 – Pools de tâches
Une tâche dans le « Pool de tâches » appartient à une file d’attente et peut donc être traitée par toute personne ayant les compétences requises.
Les tâches en attente dans le « Pool de tâches » peuvent être filtrées grâce aux filtres présents au-dessus de la liste des tâches.
Vous pouvez prendre une tâche spécifique dans la liste en utilisant le bouton bleu à sa droite. Si vous avez déjà atteint le nombre de tâches que vous pouvez traiter en simultané, ce bouton sera grisé. Terminer une tâche jusqu’à la fin de la temporisation pour en prendre une autre.
3 – Tâches à venir
Dans chaque pool de tâches, vous pouvez filtrer les tâches afin d’afficher les « tâches à venir ». Ce sont toutes les tâches qui ont une date de début dans le futur et ne sont donc pas encore distribuées.
Vous pouvez visualiser vos tâches à venir et celles de vos files afin d’organiser votre travail. Pour cela, vous disposez de plusieurs options :
- « Démarrer maintenant » qui permet de prendre une tâche prévue dans le futur et de la démarrer dès maintenant. Sa date de début passe donc automatiquement à aujourd’hui, et la tâche vous est automatiquement distribuée (comme si vous aviez pris la tâche dans le pool de tâches en cours). Vous passerez en traitement et pourrez traiter la tâche comme à votre habitude.
Si c’est vous qui avez créé la tâche, vous pourrez gérer la tâche et accéder à d’autres options. Ces options vous permettent notamment de retrouver la tâche que vous venez de créer si vous avez fait une erreur lors de l’enregistrement ou que des informations sont à modifier :
- Supprimer une tâche que vous avez créé. Soit via le bouton rouge dans le pool de tâches, soit dans les options lors de la modification de la tâche.
- Modifier le contenu d’une tâche.
- Affecter la tâche à un dossier.
Note : la modification de tâche, comme la création de tâche, ne modifie pas le statut et ne compte pas dans le nombre de tâches en cours. De même, il n’y aura pas de post-tâche ni de temporisation une fois la modification terminée.